非项目经理的项目管理能力提升

其实任何企业里大大小小的工作很多都是以项目的方式在推动（不管有没有把这项工作叫做项目管理），缺乏系统的项目管理能力往往会在具体的项目规划和执行过程中出现诸多的问题，如目标不清晰、计划不合理、时间管理上进度失控、应变力差、沟通协作方面信息不畅、协作困难、风险管理上风险识别不足，应对能力欠缺、资源管理上资源分配不当、资源协调困难等等。这些问题直接导入项目目标实现、客户满意度，进行造成原来的战略计划无法实现，浪费了很多机会，外部和内部产生一系列的机会丧失和时间成本浪费。

企业组织系统学习非项目经理的项目管理在实现战略目标、适应变化、提高资源运营效率、优化流程、资源整合、时间管理、识别并控制风险、提升项目和产品质量、提升客户满意度、提升团队能力、促进团队分工协作上发挥极其重要的作用。同时增强团队成员职业素养和能力，拓宽团队员工的发展路径。

总结多年在企业经营中项目管理的成功经验，提炼出项目管理的务实操作方法和案例，提供给企业可直接落地的标准化流程、表单，帮助企业提升项目管理水平和项目目标的达成率，帮助企业培养项目管理类人才，让企业团队整体提升项目管理能力，从而提高企业的竞争力。

● 系统学习和理解项目管理五个阶段和九大模块知识结构和内涵

● 结合落地案例系统学习项目管理中的进度管理、风险管理、成本管理、品质管理等方法和工具

● 学习和应用沟通管理、高效会议管理、冲突管理、激励管理的方法和技巧

● 提升团队提升协作能力、增强团队凝聚力，积累团队经验与知识

● 帮助企业提升组织效率、提升战略执行力、优化资源配置、促进创新发展、增强企业核心竞争力、助力企业战略目标实现

● 获得客户认同，提升客户满意度，争取到客户更多的合作机会

引言：

1.“自以为是”的项目管理

2. 汽车行业VDA6.3（过程审核）对 P2 项目管理的要求

第一部分：项目管理基本概念和必要项

第一讲：项目管理概要

一、项目管理概念和发展历程

1. 项目管理概念3个重点

1）非例行  2）一段时间  3）独特的结果

2. 项目管理5个特征

1）过程/工具/方法的结合  2）计划与控制  3）约束条件

4）组织管理  5）管理艺术（理性&感性）

二、项目管理必要性

——消除项目管理工作常见七大问题

问题1：项目进度无保障

问题2：项目范围不清晰

问题3：项目目标不清楚

问题4：项目资源不充分

问题5：项目成本超预算

问题6：项目进度无跟踪

问题7：项目成果不如意

三、项目管理的要素与组织类型

1. 项目管理的要素：风险和资源的制约要求（人、范围、时间、成本、质量）

2. 项目管理矩阵：五大过程与9个内容矩阵

3. 项目管理组织结构形式

——职能型、矩阵型（强、中、弱）、项目型

四、项目管理九大领域总体框架

1. 整体总体框架：项目总体策划、管理、控制

2. 范围管理：目标、成果、主要工作、任务、活动

3. 时间管理：周期、开始、结束、里程碑、关键任务的配合、进度控制

4. 成本管理：花多少钱、如何花钱、如何控制花钱

5. 质量管理：成果验收标准、过程控制标准、过程监控方法

6. 人力资源管理：花多少人、如何组织指挥、角色分工协作

7. 沟通管理：如何沟通，沟通什么，何种方式和格式，高效沟通

8. 风险管理：识别、预防、控制风险

9. 采购管理：买什么、外包什么、用什么验收标准、什么价格

五、项目经理的五个工作流程和要素

1. 启动4个要素：理解目标、沟通目标、明确目标、目标分解

2. 计划8个要素：范围、WBS、人力资源估算、质量、成本、进度、沟通、风险管理等计划

3. 执行5个要素：计划细化、团队建设、培训、执行推动、沟通

4. 过程控制4个要素：检查、问题分析改善、风险控制、变更控制

5. 收尾4个要素：项目验收、总结、资源释放、项目评价

六、项目经理常犯的七个错误

1. 计划性差

2. 资源无保障

3. 过程无控制

4. 费用不清晰

5. 沟通协调弱

6. 患有拖延症

7. 忽略团队

8. 变更较随意

第二部分：项目管理五大过程：启动、策划、执行、控制、收尾

第一阶段：项目开始－项目启动

一、项目启动与章程

1. 项目启动基础流程任务

1）发布项目指南

2）确认项目立项

3）发布项目任务书

4）评估项目可行性

工具：案例分享：项目管理落地表格

2. 项目启动最重要的任务

1）明确项目目标与范围

2）指派项目经理并明确职责

3）确定实现成果的策略

3. 项目启动其他重要环节：制定项目章程

关键步骤说明：说明需求、可交付件、里程碑、成本、任命PM、签字授权

三、项目启动的制定与批准流程

1. 需求（内部、外部）

2. 发起人任命项目经理

3. 项目经理组织团队制定项目章程制定，并提交审核

4. 项目经理发布章程

工具：案例分享：项目管理落地表格

第二阶段：项目计划－核心计划

一、项目计划的核心内容

1. 界定项目目标及总需求

2. 准确定义范围及工作分解

3. 任务排序和工期预估、资源分配

4. 估算总费用、成本

二、范围计划

核心作用：保证项目满足项目总体目标的过程

重要性：核心命题，解决什么？交付成果和主要内容

1. WBS工作分解结构

1）分解方式：按生命周期、主要工作/部件、工作归属、其它复合法

2）编制原则：5点原则

3）责任矩阵：R（责任）、S（支持）、A（批准）、C（咨询）、I（通知）

3. 范围说明书主要内容

1）主体内容：项目成果及其验收的标准、主要工作任务

2）附属内容：项目假定、项目约束、变更管理

三、时间计划

核心作用：保证项目满足项目时间目标的过程

1. 时间计划要素：活动、工期估算、先后关系、所需资源

工具应用：WBS

2. 里程碑清单：格式、审批流程

3. 所需资源：要求、方法、自下而上、备选方案分析

4. 工期估算：要求、谁来做、估算步骤、方法（三点、专家、参数）

5. 先后关系：FF、FS、SF、SS

6. 关键路径的识别

7. 绘制项目进度表与甘特图

四、成本计划

核心作用：保证项目满足项目成本目标的过程

1. 成本估算：对完成项目活动所需资源进行近似估算

估算成本流程：

1）基本企业的组织过程资产和事业环境因素、项目范围、时间、成本、人力资源等限制因素

2）团队汇总、研究相关信息

3）采用类比、三点法、参数法等工具进行估算，必要时需专家判定

4）审核、批准

2. 制定预算：汇总每个活动和工作包的估算成本、建立一个经过批准的成本基准

审批流程：

1）汇总相关信息（范围、进度、成本、合同、组织过程资产等）

2）成本汇总、储备分析

3）分析、审核

4）确定成本绩效基准和资金需求

工具：预算分解表

五、质量计划

核心作用：项目质量管理必须对项目、项目产品质量、项目质量两个方面进行管理

1. 项目质量管理：包括项目质量计划编制、质量保证、质量控制

2. 项目质量计划的编制

2.1 输入(依据）:质量方针、范围说明、产品描述、标准与规则、其它过程输出

2.2 方法、技术：收益和成本分析、检验方法、流程图、实验设计等

2.3 输出：质量管理计划、操作定义、检查表、作为其它过程输入等

六、人力资源计划

核心作用：保证项目满足人力资源的过程

1. 人力资源规划流程

1）项目团队提供资源需求、PMO提供参考标准格式

2）项目经理：设置项目组织、职责定位、配置人员日历、资源优化、形成初步人力资源计划

3）审核、完善、定稿

工具：人力资源计划表、甘特图

2. 人力资源平衡（资源平衡、资源平滑）

2.1⃣资源平衡：对资源冲突的两个或者多个活动的开始日期和结束日期进行调整以消除或者缓解资源冲突的一种技术。实现所有资源的优化；往往导致关键路径改变，工期延长。
   2.2⃣资源平滑：利用关键路径上活动的浮动时间，去调整非关键路径上的活动，最终使项目资源数量减少的一种技术。可能无法实现所有资源的优化；不改变关键路径，工期不会延长。

3. 组建项目管理团队

1）项目经理角色和权力、资源限制、谈判、资源获得

2）项目团队的职责、任职资格、资格验证

七、沟通计划

核心作用：保证项目成功的过程沟通管理过程

1. 沟通规划的作用与要求

1）项目经理与干系人进行有效率和有效性的沟通

2）在正确的时间用正确的方式沟通有效的信息

3）针对不同干系人只沟通与其相关必要的信息

2. 沟通规划基础的步骤

1）收集、加工信息

2）确定干系人沟通需求

3）确定沟通方式和路径

4）编制沟通计划

3. 规划不当的后果

1）沟通不足

2）不相关的人接受到敏感信息

2）沟通延误

工具：沟通计划表

八、风险计划

核心作用：保证项目成功的风险识别与预防过程

1. 风险识别注意事项

1）不要遗漏重要风险

2）不可能识别所有风险

3）风险识别的详尽程度与预算有关

4）风险识别的详尽程度与项目重要性有关

2. 风险分析流程：

1）确定风险识别的方法

2）制定项目的RBS（Risk Breakdown Structure）

3）逐一分析和识别每一类或子类的风险

4）分析风险来源和可能的后果

5）确定风险应对措施

6）建立风险登记册

3. 风险应对

——回避、缓解、转移、积极接受、消极接受

4. 规划应对风险措施的注意事项

1）应明确应对风险的责任人

2）根据风险优先等级来制定应对措施，需要把应对风险措施的预算并与项目预算、进度和项目计划中

3）风险应对措施必须与重要性相匹配

4）风险应对措施须及时

第三阶段：项目执行－执行保障

一、质量管理计划的执行

输入：工作结果目标、质量管理计划、操作定义、检查表

方法：查检表、柏拉图、直方图、层别法、散布图、鱼骨图、管制图等

输出：质量提升、验收、返工、过程调整等

二、计划跟踪

项目进度跟踪常用的工具与资料

1）4类图形：甘特图、网络图、里程碑图、时标网络图

2）其他4类辅助详细资料：资源要求、替代方案及时间计划、资料后备及风险识别和评估

三、团队管理

1. 激励机制

1）马斯洛五层次需求：生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我实现需求

2）‌激励理论两种因素：保健和激励因素

2.1‌保健因素它们本身并不会直接激发积极性，而是起到维持现状、保持员工积极性的作用。保健因素对应于生理、安全、感情归属等方面的需求，如果处理不当，会引起员工的不满。

2.2‌激励因素‌则是能够促使人们产生工作满意感的因素，包括工作表现机会、工作成就感、未来的发展期望、职务上的责任感等。这些因素的改善能够给员工带来很大的激励，产生工作满意度，有利于员工积极性的充分、持久调动。激励因素对应着尊重、自我实现等高级需求，它们的存在和改善是激发员工积极性的关键。

2. 有效团队的特征

1）每个成员对项目的目标都有清晰的理解

2）对每个成员的职责和定位都有明确的定义和期望

3）每个成员都以目标导入

4）高度协作

5）高度信任

3、沟通管理

1）信息发布的内容和过程

    1.1）输入信息：项目计划、工作结果、沟通计划

1.2）信息发布方式方法：信息检索、信息发布方式、沟通技巧

信息发布工具：文书、电话会议、视频会议、当面

    1.3）输出：项目记录、项目报告、项目演示

2）沟通计划表落实追踪

3）.沟通管理环节的重点：管理干系人

1. 干系人识别

2. 干系人应对

3. 确认主要干系人

沟通关键：管理干系人的主要工具-沟通

项目沟通要领：尽早、主动、内外有别、灵活变通、对方易接受的方式、沟通升级

4）.管理干系人的核心：是管理干系人的期望

项目沟通要领：尽早、主动、内外有别、灵活变通、对方易接受的方式、沟通升级

5）与客户、主管、项目倡导者、资源提供者的沟通技巧：

5.1）有效沟通的原则：问题导向、描述性、具体、负责任

5.2）如何进行有效沟通：沟通三要素，不要做“最傻”“最笨”的人

5.3）有效沟通的技七：获得主管的支持

5.4）有效沟通的注意事项：KISS原则、及时记录、请示....

6）与项目团队成员的沟通的沟通技巧：

6.1）与团队沟通行为和态度：理解、关心、支持、指导、协助、指令、反馈

6.2）下达命令的流程和五要点

6.3）与团队讲什么样的话：大实话、5W1H

4、学习开好高效会议

4.1） 成功的会议：聚焦与追踪

4.2） 会议的技巧：充分准备、确定主题 、氛围活跃、选好主持人、布置得当

4.3） 会议成功的姿势语言：得体、自信、互动、感染力（具体方法）

4.4） 会议注意事项：程序节奏、控制时间、完善会议制度、员工广泛参与、

关注状态、会议事项的结果追踪

5、冲突预防与管理

1）冲突预防： 明确规则与职责、建立良好沟通机制、培养团队文化
 2）冲突识别：关注团队动态、主动收集反馈 
  3）冲突解决：了解冲突原因、选择合适解决策略

4）跟进与监督：持续关注工作状态和关系修复情况，确保冲突得到彻底解决。

5、项目团队成员的激励管理

 5.1）适合管理者的激励菜谱

要点1：用马斯诺五大需求解析针对不同员工的有效激励方式要点2：激励菜谱

要点3：激励员工的26种实操方法

 5.2）学会表扬与批评（打造团队执行力，提升团队士气非常重要的方法）

 表扬与批评的基本原则：多表扬, 少批评；公开表扬, 私下批评

表扬：

要点一：上司的哲学：表扬7条原则与技巧

要点二：管理者还可以用的激励方法：工作中的激励方法、生活上的激励方法

批评（正确的批评带来正面效果，不正确的批评带来负面效果）：

要点一：批评的目的、如何批评、批评的“汉堡包”原则、三段式批评法

要点二：批评常用的：“三明治”方法

要点三：如何避免不恰当的批评方法

第四阶段：项目管理－项目控制

一、变更管理

1. 变更因素

1.1对规避整体变更的因素施加影响

1.2执行变更流程、变更申请

2. 变更评审

2.1迅速组织评审

2.2变更风险风险及应对措施确定

2.3项目计划等动态文件的更新

3. 变更管理

3.1批准后变更

3.2协调因变更影响的其它因素：成本、时间、进度等

4. 记录

4.1风险分析

4.2完整的变更实施流程

二、范围管理

1. 范围变更控制

2. 全过程与其它管理结合起来

3. 未得控制的变更称为项目潜变

三、进度和成本管理

共识：凡事预则立，不预则废，做好的计划，就要做好监控

关键：进度、成本、质量是项目的核心指标和控制要点，相互作用和影响

1. 进度和成本分析的控制方法

1）图解控制法

工具：进度-甘特图、成本-累计费用曲线、资源负荷图

2）增值分析法

分析值：内部、外部价值

2. 项目进度控制的环节

1）循环和分层管理

2）信息收集

3）进度报告

四、沟通管理：报告绩效

1. 绩效报告6项内容

——本期完成情况、下期计划、当前问题和风险、当期绩效评价、审查与讨论、变更汇总

3. 绩效报告格式 

工具：案例分享：BOSCH客户绩效报告总结案例

五、风险控制

1. 风险控制的6个核心问题

1）有什么风险

2）风险有多大的可能性

3）潜在风险的影响

4）有什么策略应对风险

5）谁负责应对风险

6）风险应对的效果

2. 风险控制的5个误区

1）无风险管理计划

2）风险识别不全

3）无责任担当

4）无监控

5）没有发挥团队作用

3. 风险管理计划的3个要点

1）风险识别

2）风险应对措施开发

3）风险应对措施的监控

第五阶段：项目管理－项目收尾

一、项目结案的三种情况

1. 中途取消

2. 完成验收

3. 转为经营性活动

二、项目结项的两种表现

1. 对外（合同收尾）

1）实物及成果移交

2）合同审计

3）售后服务

2. 对内（行政收尾）

1）项目总结与评价

2）移交项目档案

3）释放项目资源

工具：项目结案的参考模板

案例分享：Bosch客户关于项目管理要求与案例（2个）

工具：项目管理完整参考表格、简易项目管理参考表格