成功的采购项目管理

在今天充满挑战的商业环境中，特别是在采购领域，你不可能仅仅通过“即兴发挥”就获得成功。你必须有一份综合性的计划，必须进行精心的组织，必须知道你的任务是什么、依赖是什么、约束是什么、风险是什么、资源是什么、期限是什么，等等。

在当前复杂的环境下，如果你想在采购工作中取得真正的成功，项目管理的最佳实践绝对是你的杀手锏。长期以来，采购专家与业务部门之间缺乏有效沟通，并且对业务部门的具体需求缺乏了解。使用项目管理技术能够彻底改变这一现状。项目管理技术强调所有相关方之间保持良好的沟通，它要求从规划采购到履行完商品或服务合同的整个过程中，把所有涉及采购工作的人都当作采购项目的相关方。

本课程以现代项目管理体系为框架，通过理论讲解、案例分析、实操演练，使你掌握适用于大多数采购工作的项目管理技术和工具。

●掌握采购项目的管理流程——启动、规划、执行与监控、收尾

●提升采购团队项目管理的能力，加强采购过程的可控性、可视性

●提升采购管理中的沟通能力，改善利益相关方对采购工作的满意度

●提升采购过程的风险预测及应对能力，满足采购周期的要求

●改善采购的议价谈判能力，提升采购工作对组织的商业价值

●改善招标过程管理，提升合同管理能力

第一讲：采购是项目

一、采购业务流程

讨论：企业的采购工作与流程

讨论：企业的采购团队组成

二、采购是一个项目

1. 什么是项目？

2. 为什么采购是一个项目

3. 采购项目VS采购业务流程

三、采购项目管理

1. 项目管理过程组

讨论：典型的采购过程

案例：购买汽车

第二讲：启动采购

一、识别需求——采购申请书

1. 采购什么？

2. 是签订新合同还是续签现有合同？

3. 是竞争性采购还是单一来源采购？

4. 是传统的建议邀请书还是互联网逆向拍卖？

5. 是基于成本还是价值做决策？

二、确认标准——工作说明书

1. 识别主要利益相关方

2. 访谈主要利益相关方

1）采购目的

2）采购范围

3）采购可交付成果

4）假设条件和协议

5）制约因素

3. 完善采购章程——工作说明书

案例：采购清洁服务

第三讲：规划采购

一、创建工作分解结构（WBS）

1. 自上而下分解与自下而上聚合

2. 编辑任务清单

3. 识别里程碑

二、设计采购进度基准

1. 绘制网络图

2. 指定责任人——RACI矩阵

3. 估算任务的工时

4. 估算任务持续时间

5. 关键路径分析

6. 关键路径优化

7. 创建甘特图/里程碑计划

案例：采购清洁服务

三、编制采购成本预算

1. 成本类型

2. 编制预算

1）估算每项任务的成本

2）合并直接成本和间接成本

3）汇总所有任务的成本估算

4）确定应急储备

5）提交预算

案例：采购清洁服务

四、设计采购沟通计划

1. 沟通的通道

2. 沟通的类型

3. 沟通的频率

工具模板：沟通管理计划

五、辨识采购项目风险

1. 风险识别

2. 风险评估

3. 风险应对

工具模板：风险管理计划

第四讲：执行与监控采购

一、建立团队责任机制

1. 定期责任汇报机制的特性和作用

2. 团队责任例会

3. 发布采购项目状态报告

工具模板：团队例会及会议纪要

二、采购谈判

1. 谈判策略

2. 谈判技术

案例：购买汽车

三、实施变更控制

1. RAPID控制流程

工具模板：变更控制日志

四、沟通解决冲突

1. 采购项目冲突来源

2. 冲突处理策略

3. 沟通与反馈

4. 三元六步处理冲突

五、实施动态风险管理

1. 风险审计

2. 定期审查风险日志

3. 技术绩效审查

4. 重新规划风险应对

第五讲：结束采购

一、签订合同

1. 合同结构

2. 审阅合同

3. 合同签字与生效

二、采购项目收尾

1. 通知未中标供应商

2. 总结经验教训

三、合同管理

1. 考核供应商绩效

2. 考核成本节约值

3. 编写对合同的修订或补遗

4. 监督合同到期日

5. 必要时提前终止合同