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AI助力高效会议

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13382173255(Karen郑老师)

学员背景| Course Background

参加对象:经常参与会议研讨、希望优化会议管理的业务骨干和管理者

授课形式:理论讲解、视频体验、案例解析、培训活动、分组讨论

授课天数:2 天

课程背景| Course Background

在当今快速变化和高度竞争的商业环境中,企业越来越依赖于高效的会议来推动决策、促进团队协作以及确保项目的顺利进行。然而,许多组织在会议管理方面面临着显著的挑战。低效会议往往成为拖累工作效率的“隐形杀手”。

根据《2023中国企业会议效率白皮书》显示,68%的职场人会议效率低下是众多企业面临的一个关键痛点。频繁且冗长的会议不仅消耗了员工宝贵的时间,还常常因为缺乏明确的目标和议程而导致无实质性的成果。这不仅降低了工作效率,也影响了员工的工作满意度。其中会议时间过长且缺乏有效结论,被认为是低效会议的普遍现象。

而究其现象背后的核心痛点有:

1. 会前无准备,议程模糊

o 许多会议缺乏清晰的目标和议程,参会者盲目到场,导致讨论发散、时间浪费。例如,某沈阳制造企业因未提前共享数据,导致2小时的采购会议陷入反复争论,最终未能达成决议。

2. 会中无控场,发言混乱

o 会议中常出现“少数人主导、多数人沉默”或“跑题讨论”等问题,缺乏有效的发言管理和决策机制。某连锁零售企业的区域协调会分析显示,38%的时间被无关话题占据,关键问题却未深入讨论。

3. 会后无跟进,决议流失

o 会议结束不等于任务落地,许多企业的会议缺乏有效的决策机制,或会后无结论,或结论无分工,或分工无跟踪,都导致执行率低下。某金融机构内部审计发现,57%的会议待办事项未能按期完成,影响整体业务推进。

这些情况往往源于会议过程中信息处理不充分、讨论不够深入或是参会人员的意见未能得到充分表达与整合。这些问题都迫切需要一种更加智能和系统化的解决方案来优化会议流程,提高决策质量。

随着数字化转型的加速,如何利用先进的技术工具提升会议效能成为了一个重要的痒点。DeepSeek等AI技术的发展为解决上述问题提供了新的思路。通过使用这些技术,不仅可以自动化会议筹备过程中的诸多繁琐任务,如日程安排、资料整理等,还能在会议中提供实时的数据分析支持,帮助参会者更快地做出决策。

此外,AI工具还可以自动生成会议纪要,简化会后跟进步骤,极大地提升了工作效率和响应速度。本课程旨在探索如何将DeepSeek等AI技术融入到会议的全生命周期管理中,从根本上解决会议效率低下、决策困难等问题,并让学员体验到科技带来的便捷与高效。

课程收益| Program Benefits

- 学习如何利用AI工具精简会议流程;

- 掌握提高会议决策质量的方法;

- 提升团队协作与沟通效率;

- 实现个人工作效率的显著提升。

【课程特色】

1、课程信息量较大,跨行业案例丰富,注重对触类旁通和举一反三的学习能力培养。

2、课堂设有研讨和实操环节,采取小组共创和行动学习,鼓励和促进学员深度思考。

3、课堂鼓励学员提出个人在会议工作中的真实挑战与疑问,围绕真问题展开讨论分享和群策群力,而非单向听讲。

课程大纲| Course Outline

一、聚焦问题:识别会议低效的根本原因

1、分析常见会议问题及影响

(1)会议时间过长的原因探讨

- 分析会议低效的原因(列出10个可能原因,并圈出前3个高发问题)

 Top3:  - 缺乏明确议程

         - 参会者未充分准备

         - 无有效决策机制

附:10大原因举例:

1. 缺乏明确议程

2. 参会人员不全或不相关

3. 信息不对称或准备不足(高发问题)

4. 讨论偏离主题(高发问题)

5. 决策流程不清晰

6. 会议记录不准确

7. 后续行动项跟踪不力(高发问题)

8. 技术故障或支持不足

9. 时间管理不当

10. 缺乏有效的反馈机制

(2)无明确决策的会议后果分析

(3)案例:某公司因无效会议导致项目延期(2024年9月,《企业管理杂志》)

2、高效会议的基础

- 定义高效会议的标准

- 讨论哪些问题需要通过流程制度改善,哪些可以通过AI技术解决

  说明:这部分老师会给参考索引材料,用过引导鼓励参训学员在各组内的充分讨论,产出学员们认为的结论,这部分运用的是引导技术和行动学习方式

3、了解AI在会议中的潜在价值

(1)DeepSeek简介及其应用场景

(2)AI如何助力会议效率提升

(3)案例:一家科技公司通过AI优化会议流程的经验分享(2025年2月,TechCrunch)

(4)人机互动的关键:

A 提示词结构化的底层逻辑

B 人工智能人机互动的三要素

C 使用AI的3个层次

二、为解决问题提供引导:激活已有知识与经验

1、回顾传统会议管理方法

(1)有效的会议议程设计原则

(2)会议角色与职责分配

(3)案例:某跨国公司的会议管理制度(2024年11月,《哈佛商业评论》)

2、引入AI工具辅助会议准备

(1)使用DeepSeek进行资料收集与整理

(2)智能生成会议议程

(3)案例:某金融公司使用AI工具减少会议筹备时间(2025年1月,《金融科技周刊》)

3、会议提效步骤拆解与AI功能演示

(1) 会前准备阶段

- 会议规划与议程设定:使用AI工具自动生成或优化会议议程

- 资料收集与整理:利用AI快速收集相关信息,准备会议材料

- 参会者通知与确认:自动化发送会议邀请并跟踪回复情况

- 小组讨论:识别当前会议准备过程中的瓶颈,探索AI解决方案

(2)会中执行阶段

- 实时记录与笔记:借助AI实现语音转文字,自动记录会议要点

- 议题讨论引导:使用AI生成讨论框架,帮助主持人保持话题聚焦

- 决策支持系统:AI提供数据支持,辅助做出明智决策

- 实操演练:模拟一次会议,体验AI工具的实际应用

(3)会后跟进阶段

- 会议纪要生成:AI自动生成会议纪要,减少人工整理时间

- 任务分配与跟踪:通过AI监控任务进度,确保后续行动落实到位

- 反馈收集与改进:利用AI收集参会者反馈,持续优化会议流程

- 小组共创:根据所学知识,重新设计公司内部的会议流程,提出改进建议

说明:此为老师出的一个模拟会议场景,引导学员参与到模拟场景中,进行角色扮演,来模拟体验工作和AI操作

三、提供案例,并解析:深化理解与吸收新知

1、会前阶段:精准规划与资源调配

(1)利用AI预测会议需求

(2)智能化邀请与确认参会者

  (3)案例:某制造企业在大型会议前使用AI优化资源配置(2024年12月,《工业周刊》)

2、会中阶段:实时互动与决策支持

(1)AI辅助记录与即时反馈

(2)智能会议纪要生成

(3)案例:某咨询公司借助AI技术提高会议决策速度(2025年3月,《咨询业动态》)

3. 案例分析:不同公司如何通过AI技术提升会议效率

(说明:此处会有同行业和跨行业案例导入,案例分享之后会请学员思考,从其他公司的案例中,有哪些可以吸收到自身的会议管理工作中来)

(1)案例一:某科技公司

- 挑战:参会者分散在全球各地,语言障碍影响沟通效率。

- 解决方案:采用实时翻译功能,确保所有参与者能够理解讨论内容。

- 成果:提高了国际团队间的沟通效率,减少了因语言不通导致的误解。

(2)案例二:某金融机构

- 挑战:大量文档需在会议前进行整理和分发,耗时费力。

- 解决方案:使用AI自动化工具进行文档整理并智能推荐给参会者。

- 成果:减少了人工处理时间,提升了参会者的准备质量。

(3)案例三:某制造企业

- 挑战:会议纪要不准确,导致后续任务执行出现偏差。

- 解决方案:引入语音转文字和自动摘要生成工具,确保会议纪要准确无误。

- 成果:显著提高了会议纪要的准确性,促进了后续工作的顺利开展。

(4)案例四:某零售连锁

- 挑战:难以追踪会议决议的执行情况。

- 解决方案:利用AI工具自动生成并分配任务,实时跟踪进度。

- 成果:增强了会议决策的执行力,提高了整体工作效率。

(5)小组讨论共创环节:从案例中可以吸收哪些点

3、会议提效现状分析与提效SOP整理方法导入

(1)影响我们当前会议效率的实际因素有哪些:各组梳理自身具体的会议现状

(2)如何整理会议SOP——方法轮导入

(3)我们如何整理我们的会议标准——实际情况盘点

   说明:此处也是用小组研讨和行动学习方式,鼓励和引导学员对当前真实会议问题进行共创和分解

四、课堂练习或小组讨论:实践操作与互动学习

1、分组模拟会议场景

(1)各组选择一个主题进行会议策划

  (2)使用DeepSeek完成会议准备工作(各组边讨论,老师会边巡场,看到典型问题和共性问题会进行现场演示,或小组内单独讲解)

(3)小组讨论议题:如何更好地整合AI工具于会议流程中?

2、现场演示与反馈

(1)每组展示其策划的会议方案

(2)老师点评与集体讨论改进点

五、融会贯通:综合评估与持续改进

1、总结课程内容与实践经验

(1)回顾AI工具在会议各阶段的作用

(2)讨论如何将所学应用于日常工作

  (3)案例:某企业通过轮训实现全员会议效率提升(2025年2月,《培训与发展期刊》)

2、建立后续支持机制(如有需要)

(1)设立线上答疑群,供学员交流心得

(2)安排定期跟进辅导与资源共享

(3)小组讨论议题:如何在日常工作中推广高效会议文化?

讲师背景| Introduction to lecturers

珀菲特顾问|余星冰老师

讲师简介 / About the Program Leader

余星冰老师

——组织数字化转型与战略落地实战专家

Ø 曾任:湖畔创研中心(原湖畔大学,中国知名企业家商学院)CEO与核心高管战略组织商业训战产品经理、企业教练和数据运营专家

Ø 曾任:钉钉大学数字化转型总裁班负责人,全国部署生态数字化转型训战项目负责人

Ø 曾任:阿里巴巴淘天集团业务OD,协助事业部数智化战略落地;并兼任业务骨干与领导力转型项目负责人、百年阿里文化传承班主任

Ø 曾任:阿里金融(现支付宝网商银行)业务运营,兼人才转型项目组组长

Ø 曾任:阿里巴巴B2B业务增长项目内训师,阿里学院电商总裁班首批特聘讲师,阿里巴巴组织文化第一届员工俱乐部参谋部部长

Ø 斯坦福大学中国区首批创新商业导师

Ø 北京大学全球双创中心创新商业引导教练

Ø 英国CIPMT认证国际职业培训师

Ø 新加坡SPOT国际认证引导师

Ø 中智咨询(国资委直管的央企)战略模块签约老师

Ø 阿里巴巴旗下智篆商业智库专家、钉钉大学和支付宝数智化合作讲师

Ø 阿里巴巴达摩院认证人工智能训练师(高级)

Ø 阿里巴巴钉钉认证AI应用工程师

Ø 阿里巴巴钉钉认证数字化管理师

Ø 嘉宾商学数字化转型企业家导师

 

【个人简介】

余星冰老师(花名:庄妃)拥有阿里巴巴17余年工作经验,历经B2B、阿里金融(现支付宝网商银行)、淘天集团、钉钉、湖畔大学等多家子公司和关联公司,拥有企业级电商、互联网金融与移动支付、新零售电商、协同办公软硬件与AI、企业家商业教育等多个行业从业背景。

历任业务与数据运营、培训与组织发展等多个经理级别专家岗,既做过业务也做过HR。期间参与、负责过多个战略级业务增长和组织提效转型项目成功落地,拥有超14年的数字化转型项目经验和超10年的战略级会议引导经验,期间获得阿里巴巴多项荣誉:

l 2008-2010年:期间参与的增长项目连续3年被“B2B十佳讲师”;

l 2012-2013年:期间负责的转型项目荣获阿里金融“步月登云奖”;

l 2015年:期间负责的转型项目获阿里巴巴“最佳风尚奖”;

l 2016年:期间负责的转型项目获阿里巴巴“最无私奉献奖”;

l 2017年:期间荣获“阿里巴巴文化传承班主任认证”;

l 2018-2020年:多次担任全国性的千人规模的战略级增长战役训战项目负责人,荣获2019年钉钉“闪电侠奖”;

l 2023年:负责的运营项目借助数字化媒体使直播IP当日UV达21万。

凭借17余年企业级数智化转型与战略落地的项目落地实施经验(其中12年内训,8年外训;4年数字化战略落地与人才转型项目;10年总裁班与总裁班与核心高管战略级会议引导经验),支持多个业务团队在关键战役中实现了业绩倍增和组织提效。

余老师累计开发独立开发数字化转型领域课程超200门,授课场次超2000次,累计培训学员超15000人,其中80%为数字化转型方向。并已为多家创业团队和上市公司的关键决策生成与数智战略落地提供宝贵的指导。

 

【实战经验】

1、业务人员转型项目组负责人——阿里金融业务转型人效提升项目

余老师在2010年5月-2013年5月期间,经历了阿里金融从初创期进入依托云计算进行业务转型的阶段,作为业务人员转型项目组负责人,带领组员从0到1开发了67门转型课程,梳理了一套运营机制和手册,培养了20多名功底扎实的内训师和品控师,实现了“人力减半,人效翻倍”的转型目标。该贡献获阿里金融2013年“步月登云奖”。

2、战略落地与人才转型体系落地负责人——阿里淘天集团all in无线战略级项目

余老师在2013年6月-2017年5月期间,担任淘天集团业务线业务OD,和HR一起支持事业部一号位及核心高管的战略落地、新人-高P-管理骨干转型体系建设及落地,主导搭建了“乐得堂”在线学习平台,萃取组织经验沉淀了60多门在线微课,将新高P落地率提高到83%(当时业内均值<40%)。

余老师参与支持业务团队试验田的关键流程SOP梳理及阿里小蜜智能机器人在降本增效上的应用,在双十一GMV过千亿大关的同时实现90%的售后服务诉求由系统自动判断并在3秒内响应。该项目成为曾鸣教授《智能商业20讲》的智能决策案例。

这些贡献获阿里巴巴2015年“最佳风尚奖”和2016年“最无私奉献奖”。

3、钉钉总裁班和业务增长战役训练负责人——钉钉软硬一体增长关键战役

余老师在2017年5月-2020年5月期间,是钉钉大学创始成员之一,负责钉钉内部员工、全国数字化生态服务商、客户一号位及管理层3大群体的培训体系建设。余老师参与实战并梳理的部署标准化打法帮助钉钉服务商扭亏为盈,也使钉钉硬件售卖率翻了3倍。

余老师负责钉钉DMBA总裁班期间,与数字化前沿实践的企业创始人及核心班子深度共创战略-组织数字化先进工作方式,沉淀了40多个企业数字化案例,为钉钉带来了50万DAU增量和35家中大型客户的拉新。该杰出贡献获2019年钉钉“闪电侠”奖项。

4、老学员运营负责人——湖畔选修课老学员返校项目

余老师在2022年5月-2024年1月期间,担任湖畔创研中心(民办非盈利机构)数据运营专家和老学员运营负责人,以数据技术驱动业务运营,横向协同班主任、课程制作人、行政保障、技术等团队多次出色完成校级课程项目交付,推动老学员返校率了43%。

 

【培训经验】

1、阿里巴巴B2B业绩增长培训——超100场培训,连续3年十佳讲师

余老师在2008年3月-2010年4月期间,担任阿里巴巴B2B鸳鸯项目(销售服务一体化)、春雷计划(新客户新市场培育)、春耕项目(增值业务拓展)等多个业绩增长项目的内训师,累计授课100多次,在保质保量的情况下将学员业务上手周期缩短了15%,收到业务方一致好评,并连续3年被评为“B2B十佳讲师”。

2、阿里学院电商总裁班培训——累计学员500多名,课评持续4.8分及以上

余老师在2008-2009年期间,担任阿里学院特聘讲师,面向阿里巴巴B2B企业主客户提供电商管理类课程,累计学员500多名,课评持续在4.8分及以上(满分5分)。

3、数字化布道师培训——开发100多门课,授课400多天,累计学员8000多名

余老师在2017年5月-2020年5月期间,担任钉钉全国数字化生态训练项目负责人,带领组员开发了100多门数字化课程,搭建了O2O的数字化人才培养体系和学习平台,累计授课400多天,培养了8000多名数字化部署专家和20多位数字化讲师。

4、湖畔创研中心CEO及核心班子训练产品——课程交付满意度排名前3

余老师2020年6月-2023年2月期间,负责湖畔CEO及核高训练产品及课程研发,跟随前阿里巴巴集团组织发展资深研究员、湖畔创研中心组织模块学术主任道一老师参与文化领导力研究,并担任训练场企业教练;在课研中咬合企业关键问题,将案例研讨、引导技术、行动研究等学习方式融入教学设计,交付的课程CEO学员满意度评分在同年所有课程中排名前3。

 

【理论体系】

【曾鸣智能商业+阿里战略落地闭环+88种战略研讨工具】

以曾鸣教授的“智能商业”为战略思考的基座方法论,以阿里巴巴自身在数智化转型实践过程中总结形成的“战略落地闭环”为实操方法论,以多种战略研讨工具为辅助,支持企业战略梳理和落地

课程形式有情境演练、案例分析、小组讨论、工作坊等多样的行动学习,符合成人学习特点。

 

 

【授课风格】

专业性强:余老师在数智化战略与组织、企业训练等领域持续实践深耕、充电深造和反思总结,过硬的专业能力和丰富的实战经验成为战略落地与组织数智化领域的训战专家。

紧贴业务:战略和组织这类务虚为主的课题也可以很务实,余老师的课堂中总能抓住业务实际的情境和需要解决的真实问题,以接地气的方式围绕具体问题展开研讨、分析和解决。

实用落地:致力于“学完就能用”的教学理念,课程内容理论结合实际,任务训练主抓关键动作,训练工具方法兼具结构性和可操作性,随堂练习会落在最小行动点上。

互动性强:课堂设有情境演练、案例分析、小组讨论等多样的互动环节,每个典型场景老师都会引导启发和点评反馈,鼓励学员积极参与,深入思考,相互照镜子,遵循成人学习特点。

案例生动:课堂中有丰富的国内外教学案例,娓娓道来,引人入胜,引导学员在案例思考中得到收获。



培训课程 / Training courses

数字化转型

《数字化组织升级探索与实践》

《用数智化思维打造效能型组织》

《企业数字化转型落地实践案例》

《数字化时代的战略制定和战略落地运营》

《数字化时代的人才队伍建设和领导力发展》-公交运输行业版

《数字化时代的人才队伍建设和领导力发展》-金融科技行业版

《数字化转型》-海洋工程行业

《数字化时代的商业战略思维与商业模型创新》-军工企业版

《数字化领导力》

《AI在企业降本增效中的应用实践》

《AI在企业端的管理实践应用》-制造业版

《AI在职场中的应用》

《AI大模型 - 源起、发展和落地应用》

战略落地

《抓七寸:数智时代的战略落地》

《战略解码:从战略生成到方向聚焦》

《数字化增长密码:让战略直达销售》

《战略制定和战略落地运营》

《战略视角下的目标绩效管理与人才规划》

《从战略解码到目标设定》工作坊

《战略共识工作坊》工作坊

《战略陪跑项目》咨询项目



代表性客户 / PART OF TRAINED COMPANIES INCLUDED BUT NOT LIMITED TO

总裁班类:阿里学院电商总裁班,钉钉DMBA总裁班,湖畔大学CEO班,嘉宾商学企业家班

央国企:国电华研、中国联通、杭州市公安局、柳钢集团、中铁十四局、西部机场、中国移动等

企业服务类:钉钉、E签宝、悦普集团、喔趣科技、人力窝((FESCO)等

医疗行业:羚锐制药、太美医疗、艾博生物、青岛捷迅医疗等

生活服务类:雏渐肥、东鹏瓷砖、圣都家装、深圳松安实业等

新零售:沪上阿姨、好特卖、奥普家居、每日黑巧等

芯片与硬科技:主线科技、摩尔精英、德施曼等等

物流地产:菜鸟、亚厦股份、长安民生物流等等

教培咨询类:小码王,校宝在线、深圳中瑞恒等

金融财务类:厦门国际银行、微风企、每刻报等

文娱产业:华策影视、螃蟹王国、红橙文化等

制造业:春风动力、中鼎橡胶、江苏锦花等

服装类:致知、地素时尚、kappa等

公益组织:真爱梦想等

 


服务流程

Service Procedure

  • 提交需求
  • 沟通诊断
  • 项目调研
  • 方案设计
  • 达成共识
  • 项目实施
  • 持续跟踪
  • 效果评估

服务优势

Service Advantages

  • 对行业特性的深刻理解

    我们拥有几百家各类企业的项目咨询基础、多行业数据库、多年的行业经验,并对企业进行深度研究和剖析,总结出一系列深入的观点和经验。

  • 丰富的案例库及落地方案

    我们的咨询方案的设计过程秉承“知行合一”的理念,既具备理论知识,又重视项目的实操性。经过多年的经验,我们积累了丰富的案例库,涉及18个领域,近千个案例,并将案例与咨询项目完美结合。

  • 经验深厚的咨询团队

    我们的咨询团队分布于各大领域,拥有多年的业内从业经验,具备丰富的企业管理实操经验。在定制咨询方案前,我们会为客户匹配多位业内咨询师,供客户进行比对选择,根据客户需求及问题,定制化地设计咨询方案,确保项目的顺利进行。

关于珀菲特顾问

ABOUT PERFECT CONSULTANT

我们是?人才培养与智能制造解决方案提供商。

We are? Talent training and intelligent manufacturing solutions provider.

我们做什么?承接组织绩效提升与人才学习发展业务。

What we do ?Provide organizational performance improvement and talent learning development business.

服务的客户:世界五百强企业、合资工厂、国有企业、快速发展的民营企业、行业领头企业。

Customers:Each year, we serves more than 1000 enterprises (including fortune 500 enterprises, joint venture factories, state-owned enterprises, rapidly developing private enterprises and industry-leading enterprises).

  • 2011年成立

    10年更懂你

  • 6000+

    中大型企业共同选择

  • 600000+

    累计培训学员

  • 1500+

    现有公开课

  • 10000+

    现有内训课

  • 800+

    现有在线课程

  • 20+

    辐射城市

线下业务

OFFLINE BUSINESS

  • 内训课

    高层团队引导工作坊

    中层管理内训

    基层管理内训

  • 项目咨询

    人才梯队建设咨询项目

    工厂运营咨询项目

    TTT内训师咨询项目

  • 公开课

    领导力公开课

    精益智造公开课

    个人效能公开课

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